Gospodarzem spotkania był wiceprezydent Wrocławia Wojciech Adamski. Sztab organizacyjny poinformował m. in. o planowanych miejscach rozgrywek poszczególnych dyscyplin, marketingu imprezy oraz odbył spotkania z poszczególnymi Związkami. W spotkaniu uczestniczyli prezes PZBil Grzegorz Kędzierski i sekretarz generalny Izabela Gajek - przedstawili szczegółowy plan przygotowań oraz propozycję organizacji imprez  promujących zawody. Prezes Kędzierski rozmawiał również o World Games jak i finansowaniu sportu z prezesami innych dyscyplin oraz przedstawicielem  Ministerstwa Sportu i Turystyki. Już wkrótce Związek przekaże szczegółowy plan przygotowań do Departamentu Sportu Wyczynowego Ministerstwa.  

Zgodnie z informacją przekazaną przez Zarząd Światowej Konfederacji Sportów Bilardowych International World Games Association przyznał cztery komplety medali: dwa w pool bilard 9 bil (mężczyzn i kobiet), jeden w karambol (mężczyźni) i jeden w snookera  (mężczyźni). O ile w karambol i snookera będzie niesamowicie trudno o medale, o tyle liczymy na medalowy występ w pool bilard. Już wkrótce kolejne spotkanie we Wrocławiu, tym razem będą tam obecne osoby ze światowych federacji, które omówią szczegóły poszczególnych zawodów.